Презентации и выступления: кратко, ясно, просто. Подготовка и проведение публичных выступлений - Александр Яныхбаш Страница 3

Часть I

Сценарий

Алгоритм подготовки презентации

В начале этого раздела должны были быть мотивирующие фразы о важности тщательной подготовки, но, кажется, вы и сами всё понимаете, поэтому сразу перейдем к описанию шагов подготовки презентации.

Многие, понимая, что им предстоит презентация (выступление), тут же открывают ноутбук и начинают оформлять слайды. И это фатальная ошибка. Дело в том, что сперва нужно проработать даже не структуру и идеи, а начать с таких вводных, которые оказывают критическое влияние на сам излагаемый материал и логику. Речь о стратегических вводных.

Стадия 0. Определение стратегических вводных

На нулевой стадии я рекомендую продумать три основополагающих вопроса, без ответов на которые невозможно эффективно подготовиться к выступлению.

Какова цель презентации?

Итак, на что вы хотите повлиять? Чего хотите добиться своим отчетом или выступлением на митапе или бизнес-завтраке? Что в идеале должно произойти после вашей презентации? В самом начале необходимо обозначить правильную цель презентации.

Что же такое «правильная цель»? Это изменение, которое должно произойти со зрителями по окончании вашего выступления. Оно может заключаться в конкретном действии, принятии решения, отказе от привычных моделей поведения или взглядов. Цель презентации – действие, которое должна совершить аудитория. Спросите себя: «Что было бы идеальным исходом моей презентации?»

Каков состав аудитории?

Главный «ингредиент», без которого немыслима презентация, – аудитория. Только точно зная, кто будет в составе зрителей, мы можем предугадать вероятные вопросы, настроить свои сообщения и подобрать аргументы, снизить стресс от неопределенности. Постарайтесь собрать как можно больше информации об участниках: их предполагаемом количестве, должностях и возрасте. Подумайте, каковы их ожидания от вашей презентации. Каков уровень их осведомленности о теме вашего выступления – профи они или новички? Обязательно узнайте об их интересах и проблемах. Концентрируйтесь на том, что их волнует, что они получат в ходе презентации и какую выгоду извлекут из вашего предложения. Поверьте, существует масса способов получить эту информацию, к тому же сейчас у нас в помощниках появился ИИ.

Каковы технические формальности?

Этот вопрос особенно важен, если вам предстоит выступать на незнакомой территории. Однако даже выступая у себя в офисе, лучше перепроверьте и уточните некоторые пункты. Я составил перечень вопросов к организаторам мероприятий – вы можете взять весь список или выбрать отдельные пункты и адресовать их ивентерам или принимающей стороне. Итак, вопросы:

• Сколько будет зрителей?

• Какая рассадка?

• Есть ли фото зала (по возможности)?

• Какая освещенность в зале: светло или приглушенный свет?

• Будет ли ноутбук в шаговой доступности от спикера?

• В каком формате нужны слайды:.ppt или только. pdf?

• Какая будет проекция: видеостена, проектор (по воздуху) или TV?

• Какой будет размер экрана?

• Какой микрофон: ручной, хэдсет или петличка?

• Ведется ли съемка или трансляция?

• Если съемка ведется, то сколько камер?

• Есть ли голосовая или видеосвязь с онлайн-зрителями?

• Будет ли ведущий или модератор?

• Может ли он регулировать поступающие вопросы от зрителей?

Стадия 1. Работа над сценарием

Пожалуй, это самый ответственный этап, на котором мы создаем общую канву презентации. Конкретные действия по структурированию материала вы найдете в следующем разделе. Здесь я лишь объясню, почему важно раздельно продумывать сценарий и оформление слайдов.

Дело в том, что при создании слайдов люди обычно фокусируются на оформлении и компоновке визуального материала (а в некоторых случаях – увы! – даже на «украшательстве»), а не на ясности подаваемой информации. Создание же сценария (плана, структуры – это всё синонимичные понятия) предполагает фокус на логике в изложении идей, на сборе и отсеве материала, на подборе аргументов. Другими словами, на том, что мы будем сообщать аудитории. Поэтому я настоятельно рекомендую не смешивать разные спикерские задачи, ведь одно дело – понять, о чем должно идти повествование, а другое дело – оформить эти идеи наглядно.

Стадия 2. Создание слайдов

Когда вы поняли, о чем будете говорить в рамках заявленной темы, можете уверенно двигаться в сторону слайдовой презентации. Однако в этой книге я хочу заострить внимание читателя не на дизайнерских приемах и «фишках» по оформлению, а на раскадровке, с помощью которой спикер создает прототипы будущих слайдов. Это позволяет, во-первых, подобрать наиболее релевантные типы слайдов под излагаемую информацию, а во-вторых, помогает разгрузить слайды за счет целостного видения слайдового ряда. Все подробности о типах слайдов и создании раскадровки вы найдете в части II книги.

Стадия 3. Подготовка к выступлению на публике

Итак, план готов, слайды сверстаны, пора репетировать! Во время репетиций, или репетиционных прогонов, вы проживете несколько эмоций: первое проговаривание, вам, скорее всего, не понравится, в отведенное время вы не уложитесь, но… это совершенно нормально. Ведь это пока лишь первый пробный рассказ, в котором вы пытаетесь вербализовать свой сценарий. Будьте спокойны и настойчивы. Перевод мыслей из головы в слова – задача непростая и требует усилий. Естественным образом будут возникать разного рода шероховатости, и речь не будет идеальной с первого раза. Но на втором-третьем прогоне вы заметите прогресс. Начнут «находиться» нужные фразы и переходы, запомнятся интересные обороты, да и сам материал будет «выпрямляться», а хронометраж постепенно войдет в нужные рамки. Так происходит «эволюция» спикера и его выступления. Репетиции позволяют нам «налетать часы», услышать возможные ошибки и огрехи и исправить их, а вместе с тем – снизить уровень волнения перед выступлением и обрести уверенность.

Работа над сценарием

Основа всего – ясное и структурированное повествование. Неважно, будет ли это презентация продукта на бизнес-завтраке, лекция, вебинар или отчет в слайдах.

Мы создадим сториборд с ключевыми тезисами и внутренней логикой. Всё, что сейчас понадобится, – это стикеры, карандаш и алгоритм, описанный ниже. Дословно записывать свою будущую речь мы не будем, это лишь собьет с толку и займет много времени.

Чтобы создать сториборд, сделайте следующее:

1. Организуйте свободное пространство (стол, большой лист бумаги или проект с цифровой доской).

2. Кратко записывайте на стикерах только опорные фразы или цифры для своего выступления.

3. Придерживайтесь трехчастного «правила композиции»: вступление, основная часть и заключение.

И главное: двигайтесь строго по алгоритму. Начинаем!

Основная часть

Шаг 1. Формирование крупных смысловых блоков презентации

Выше я упомянул о «правиле композиции», или трехчастной структуре, куда входят вступление, основная часть и заключение. Но, вопреки ожиданиям, создавать сториборд мы начнем не со вступления, а с основной части, которая раскрывает тему презентации. После нее уже займемся вступлением и заключением.

На первом шаге вам необходимо понять, из каких подтем будет состоять ваше повествование. Проведу аналогию: