Коллектив авторов - Управление проектами. Фундаментальный курс Страница 97

Первый. Необходимо определить, кто является участниками или заинтересованными сторонами проекта. Или, иначе говоря, следует идентифицировать всех стейкхолдеров проекта.

Второй. Проанализировать их интересы, выявить отношение и степень возможного влияния на проект, а также потребности в информации.

Третий. Разработать план управления коммуникациями с учетом ожиданий и потребностей всех заинтересованных сторон (стейкхолдеров).

Четвертый. Исполнять и контролировать план управления коммуникациями, анализировать результаты и вносить изменения при необходимости.

Пятый. По завершении проекта задокументировать полученные в ходе реализации «уроки» и применять их в будущих проектах.

Факторы, влияющие на коммуникации в проекте

В каждой организации существуют установленные каналы коммуникации, которые необходимо учитывать при разработке плана коммуникации проекта. К таким каналам можно отнести автоматизированную информационную систему компании, интернет-сайт, специализированные программные продукты, используемые в рамках всей организации или отдельных подразделений, информационные доски с наглядным представлением прогресса проекта, отчетность и другую документацию и т. д. Отсутствие того или иного канала коммуникации в компании может стать серьезным ограничением для реализации проекта.

Пример. Продуктовая дистрибьюторская компания решила провести ребрендинг. Старый фирменный стиль сегодня не отвечает современным требованиям рынка и является сдерживающим фактором развития дистрибьюторской сети в новых регионах. Для реализации проекта в команду вошли представители региональных отделений компании. Одна из задач команды проекта – выработать единое мнение по обновлению бренд-бука (элементы оформления, цвета, лого и т. п.). Команда территориально разобщена, и участникам приходится передавать и получать большое число файлов с графическими изображениями. Если в компании не решен вопрос по обмену «тяжелыми» файлами, то коммуникации явно неэффективны – сбои в электронной почте, «зависание» компьютеров, неполное получение информации участниками. В итоге для проекта это потеря времени. Таким образом, отсутствие важного канала коммуникации для обмена файлами с большим объемом информации может стать препятствием к эффективному управлению процессом согласования предложений по новому фирменному стилю, что отразится на сроках реализации проекта в целом. Поэтому на самых ранних этапах инициации, и особенно при планировании, важно учитывать имеющиеся в компании каналы передачи информации для выстраивания четких процессов коммуникации между всеми участниками проекта.

Менеджер проекта должен также учитывать факторы окружающей среды проекта, которые могут значительно ускорить или замедлить процессы коммуникации. К факторам, влияющим на оперативность прохождения информации в компании, относятся:

• масштаб организации;

• организационная структура;

• степень формализации бизнеса (наличие положений, регламентов, инструкций и т. п.);

• уровень автоматизации бизнес-процессов;

• компетентность персонала, занятого в проекте;

• корпоративная культура и т. п.

Основные задачи менеджера проекта при планировании коммуникаций

Основная задача менеджера проекта при планировании коммуникаций – выявление потребностей различных участников в информации. Важно определить, кто заинтересован в получении той или иной информации, в каком виде это необходимо участнику проекта, в какой форме, как часто. В небольших проектах можно определить потоки информации между участниками команды проекта и другими заинтересованными сторонами и заранее выстроить логико-информационную схему, в соответствии с которой все участники проекта будут получать информацию, необходимую им для выполнения работы.

Логико-информационная схема – это модель передачи информации, позволяющая соотнести задачи проекта и участников с информацией, получаемой ими на входе и передаваемой на выходе, а также планируемый результат. С помощью логико-информационной схемы менеджер проекта может решить следующие задачи при планировании коммуникаций:

• определить перечень задач проекта;

• сформировать полный список участников коммуникационного процесса;

• получить полный перечень документов и другой информации, которая важна на входе и выходе по каждой работе проекта;

• определить форму (вид), в которой эта информация необходима;

• продумать и зафиксировать цель передачи информации в виде планируемого результата;

• закрепить ответственность за передачу информации за конкретным участником проекта.

Пример. Компания приобрела в собственность 3-этажное здание общей площадью 500 кв. м. Планируется отремонтировать имеющиеся помещения и сдавать их в аренду. В разработке и реализации проекта по проведению капитального ремонта помещения принимают участие следующие ключевые заинтересованные стороны: заказчик, менеджер проекта, генпроектировщик (конструктор), главный архитектор проекта, сметно-договорной отдел, главный инженер проекта, юрист, менеджер по привлечению арендаторов.

Практическое задание: разработайте логико-информационную схему проекта.

Таблица 11.1

11.2. Типы коммуникаций, классификации

Существует множество классификаций и типов коммуникаций. В зависимости от принципа классификации все коммуникации в проекте можно разделить на соответствующие типы. Приведем несколько полезных для управления проектами классификаций коммуникации:

• По типу отношений между участниками коммуникации бывают:

ѻ межличностные,

ѻ публичные,

ѻ массовые.

Межличностные коммуникации осуществляются между двумя и более участниками, при этом обмен информацией идет поочередно – от одного участника к другому и обратно. Публичные коммуникации предполагают выступление одного участника перед группой других. Примером такой коммуникации может служить презентация отчета менеджера проекта топ-менеджерам компании в ходе совещания. Массовые коммуникации не предполагают личного обращения к кому-либо: информация передается обезличенно и обращена к множеству людей одновременно. Например, размещенная на сайте компании новость о завершенном проекте. Данная информация предназначена широкому кругу лиц и не имеет персональной направленности.